Kearsipan

KEARSIPAN

OLEH: MIRNA RAHMAWATI

(20110002/MAP)

ABSRAK

Arsip adalah setiap catatan(record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menirut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

PENDAHULUAN

A. Latar belakang pembuatan karya ilmiah

Kegiatan kearsipan merupakan salah satu kegiatan yang berada di lingkungan kantor atau organisasi, yang di dalamnya terdapat surat-surat atau informasi penting yang tidak boleh hilang. Karena itu saya mengambil judul “Kearsipan” dalam tugas bahasa Indonesia ini yang bertemakan tentang administrasi perkantoran.

B. Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas dapat kami ambil suatu rumusan masalah sebagai berikut:

1.      Bagaimana definisi Arsip ?

2.      Apa nilai guna arsip tersebut ?

3.      Bagaimana perlengkapan arsip ?

4.      Ada berapa macam jenis-jenis arsip ?

C. Tujuan

·         Meningkatkan pemahaman pembaca terhadap pengelolaan arsip.

·         Mengetahui alat kantor yang digunakan untuk kegiatan kearsipan.

·         Mengetahui manfaat apa saja yang terdapat pada kegiatan kearsipan itu sendiri.

D. Manfaat

Manfaat dari karya ilmiah ini adalah kita dapat memahami tentang kegiatan kearsipan dalam sebuah kantor dan nilai guna kegiatan tersebut, karena arsip mempunyai banyak kegunaan seperti sebagai bahan informasi pemberitahuan, bahan atau alat bukti dalam hukum, menggambarkan kejadian atau peristiwa di masa lampau, dll.

KONSEP DASAR ARSIP

Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi identik dengan persuratan dan ketatausahaan. Kegiatan ketatausahaan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir seluruhnya menggunakan bahan berupoa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi berupa kertas lembaran yang berisi informasi. Surat-surat atau informasi tersebut tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian. Disitulah pentingnya salah satu kegiatan dalam bidang administrasi atau ketatausahaan, yaitu mengelola arsip.

Menurut buku yang berjudul modul mengelola dan menjaga sistem kearsipan ,

“Arsip adalah setiap catatan (record/warkat)yang tertulis, tecetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam  pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.”

Contoh :

Surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, hasil faximile, faktur, daftar, grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, disket, dan sebagainya.

Surat atau warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1.      Mempunyai arti,

2.      Mempunyai kegunaan, dan

3.      Disimpan dengan  teratur.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

Tujuan penyelenggaraan kearsipan :

·         Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.

·         Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.

·         Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.

·         Menghemat tempat penyimpanan.

·         Menjaga kerahasiaan arsip.

·         Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban, perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Nilai guna arsip

1.      Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi, pemberitahuan. Contoh : surat pengumuman.

2.      Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh : akta kelahiran, surat perjanjian, dan  kuitansi.

3.      Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari masa lampau. Contoh : teks proklamasi.

4.      Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan. Contoh : hasil karya tulis.

5.      Nilai guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan. Cintoh : kuitansi dan bukti pembayaran pajak.

Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED

A = Administrasi value (nilai administrasi)

L = Legal Value (nilai hukum)

F = Fiskal Value ( Nilai keuangan)

R = Research Value ( nilai penelitian)

E = Education Value (nilai pendidikan)

D = Dokumentation Value (nilai dokumentasi)

Untuk mengingat pentingnya arsip maka ingatlah singkatannya :

A = Amankan

R = Rawat

S = Simpan

I = Informasi

P = Penting

JENIS-JENIS ARSIP

1.      Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

·         Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh : surat, kuitansi, faktur dan foto.

·         Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh : disket, flashdisk, mikro film, rekaman pada pita kaset.

2.      Jenis arsip berdasarkan masalahnya.

·         Financial record, yaitu arsip yang berisi tentang catatan mengenai masalah keuangan.

Contoh : kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit.

·         Inventory record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah inventaris.

Contoh : catatan jumlah barang, merek, ukuran dan harga.

·         Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

Contoh : surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, surat keputusan.

·         Sales record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

Contoh : data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

·         Production record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.

Contoh : arsip jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

3.      Jenis arsip berdasarkan pemiliknya.

a)      Lembaga pemerintah

b)      Instansi pemerintah/swasta

4.      Jenis arsip berdasarkan sifatnya

·         Arsip tidak penting

·         Arsip biasa

·         Arsip penting

·         Arsip sangat penting (vital)

·         Arsip rahasia

5.      Jenis arsip berdasarkan fungsiny.

a.       Arsip dinamis

b.      Arsip statis

PERALATAN KEARSIPAN

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.

Fungsi peralatan kearsipan :

1.      Sebagai sarana penyimpanan arsip,

2.      Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan,

3.      Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan.

Tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip :

·         Pengarsipan horozontal

·         Pengarsipan vertikal

·         Pengarsipan lateral

Macam macam peralatan kearsipan

ü  Filing cabinet

ü  Rotary (alat penyimpanan berputar)

ü  Lemari arsip

ü  Rak arsip

ü  Map arsip

ü  Guide

ü  Ordner

ü  Stapler

ü  Perporator

ü  Numerator

ü  Kotak box

ü  Alat sortir

ü  Label

ü  Tickler file

ü  Cardex (card index) cabinet

ü  Rak/laci kartu

ü  Alat penyimpanan khusus

JENIS-JENIS PERLENGKAPAN ARSIP

Perlengkapan arsip adalah bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat), artinya bahan ini selalu disediakan terus menerus.

Perlengkapan kearsipan:

1.      Kartu indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu tersebut dapat dibuat dengan ukuran 12,3 cm X 7,5 cm.

Dalam kartu indeks mencatat informasi tentang :

v  Judul/nama surat,

v  Nomor surat,

v  Hal surat,

v  Tanggal surat,

v  Kode surat,

v  Kode kartu indeks

2.      Kartu tunjuk silang

Alat untuk membantumenemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu ini merupakan suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu ini dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

3.      Lembar pinjam arsip (Out Slip)

Merupakan lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap pinjaman arsip

4.      Map pengganti (out folder)

5.      Buku arsip

Running Notes

Menurut modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, “Arsip adalah setiap catatan (record/warkat)yang tertulis, tecetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam  pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah”.

DAFTAR PUSTAKA

·         Mulyani, Sri. 2006. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta: Erlangga

about me :)

Hallo , hallo , assalamualaikum :)

sebelumnya ada pepatah nihh , kalo tak kenal maka tak sayang , well kenalan duluu yuuukkk .. :D

My name is Myrnaa Nhaura Rachmaa , I was born on 10 March 1993 in Bandung , and now I am nineteen years old :)


 I have one sister whose name is Wulan Yulianti , even though she's the one very annoying, but I'm very fond of him






I was a student at a university in Bandung , and this picture of me with my friends ..

kembali ke bahasa Indonesia sajaa yahh :D , sebenernya sih aku gak terlalu paham dengan Bahasa Inggris , jadii maaf2 ajaa yahh klo ada kata yang salahh .. hihiihihihi :D

inilah akuu :)

Desain Pekerjaan

Pendahuluan


Desain pekerjaan atau Job Design merupakan faktor penting dalam manajemen terutama manajemen operasi karena selain berhubungan dengan produktifitas juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan kegiatan operasi perusahaan. Desain pekerjaan merupakan suatu alat untuk memotivasi dan memberi tantangan pada karyawan. Oleh karena itu perusahaan perlu memiliki suatu sistem kerja yang dapat menunjang tercapainya tujuan perusahaan secara efektif dan efisien yang dapat merangsang karyawan untuk bekerja secara produktif, mengurangi timbulnya rasa bosan dan dapat meningkatkan kepuasan kerja, desain pekerjaan terkadang digunakan untuk menghadapi stress kerja yang dihadapi karyawan.

Desain pekerjaan merupakan keputusan dan tindakan manajerial yang mengkhususkan kedalam cakupan dan hubungan pekerjaan yang obyektif untuk memenuhi kebutuhan organisasi serta kebutuhan social dan pribadi pemegang pekerjaan.

Strategi desain pekerjaan dikembangakan menekankan pentingnya karakteristik pekerjaan inti.

Ukuran perbedaan individu mendorong untuk mengkaji cara meningkatkan persepsi terhadap keragaman, identitas, arti, otonomi dan untuk meningkatkan prestasi kerja dan kepuasan kerja seandainya para pemegang pekerjaan memilki kebutuhan pertumbuhan yang relative tinggi.

Desain pekerjaan merupakan kegiatan yang paling menantang (dan membingungkan) bagi manajer operasi, hal ini diakibatkan :

1. Sering terjadi konflik antara kebutuhan-kebutuhan dan tujuan-tujuan pekerja dan kelompok pekerja dengan kebutuhan-kebutuhan (berbagai persyaratan) proses transformasi.

2. Sifat unik setiap individu mengakibatkan munculnya bermacam-macam tanggapan dalam wujud sikap, kegiatan phisik dan produktivitas dalam pelaksanaan tugas tertentu.

3. Perubahan karakter atau sifat tenaga kerja dan pekerjaan itu sendiri yang membuat model-model tradisional perilaku pekerja dan ketepatan pendekatan-pendekatan pengembang­an kerja standar harus selalu dipertanyakan.


>>Pembahasan Desain Pekerjaan

I. Pengertian

            Desain pekerjaan adalah suatu pendekatan di dalam suatu pekerjaan yang dilakukan dengan sedemikian rupa untuk memetik minat pekerja dengan mengadakan job enlargement yaitu praktek untuk memperluas isi daripada suatu pekerjaan yang meliputi jenis dan tugas dalam tingkat yang sama dan job enrichment yaitu praktek yang memberikan karyawan tingkat kebebasan yang lebih tinggi terhadap perencanaan dan pengorganisasian melalui implementasi kerja dan evaluasi hasil.

Desain pekerjaan dibuat oleh perusahaan untuk mengatur tugas-tugas yang tepat sasaran, memberikan tugas kepada orang dengan kemampuan dan keterampilan yang harus dimiliki untuk mengerjakan tugas tersebut demi mencapai sasaran dari perusahaan.

            Desain pekerjaan merupakan pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya, dan bagaimana kondisi kerjanya. Desain pekerjaan meliputi identifikasi pekerjaan, hubungan tugas dan tanggung jawab, standar wewenang dan pekerjaan, syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, penjelasan tentang jabatan dibawah dan diatasnya.

            Desain pekerjaan menguraikan cakupan, kedalaman, dan tujuan dari setiap pekerjaan yang membedakan antara pekerjaan yang satu dengan pekerjaan yang lainnya. Tujuan pekerjaan dilaksanakan melalui analisis kerja, dimana para menejer menguraiakan pekerjaan sesuai dengan aktifitas yang dituntut agar membuahkan hasil .


II. Manfaat & Tujuan


Desain pekerjaan merupakan faktor penting dalam manajemen terutama manajemen operasi karena selain berhubungan dengan produktifitas juga menyangkut tenaga kerja yang akan melaksanakan kegiatan perusahaan. Desain pekerjaan mutlak dimiliki oleh setiap perusahaan karena dalam desain pekerjaan yang dilakukan adalah merakit sejumlah tugas menjadi sebuah pekerjaan agar pekerjaan yang dilakukan menjadi terarah dan jelas.


Tujuan Desain Pekerjaan untuk mengatur penugasan kerja dan menetapkan berbagai faktor yang mempengaruhi struktur pekerjaan akhir supaya dapat memenuhi kebutuhan organisasi, teknologi dan keperilakuan.


III. Sasaran-Sasaran Desain Pekerjaan

Mempelajari kebutuhan-kebutuhan operasi dan kemampuan orang-orang dan mesin-mesin serta mengembangkan pekerjaan­pekerjaan untuk mencapai keseimbangan terbaik yang mungkin, agar dapat "memuaskan" semua faktor-faktor yang relevan.

Menghemat tenaga manusia, menentukan campuran atau kombinasi antara karyawan dan mesin yang paling ekonomis, dan merancang pekerjaan sehingga dapat diperoleh jumlah kepuasan yang memadai.

IV. Elemen-elemen Desain Pekerjaan

Mungkin kegiatan desain yang paling menentang (membingungkan) bagi manajemen adalah pengembangan dan pengaturan pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap karyawan dan kelompok karyawan. Hal ini disebabkan paling tidak hal berikut :


a) Pada hakekatnya terjadi konflik antara kebutuhan-kebutuhan dan keinginan-ukan keinginan karyawan dan kelompok karyawan dengan persyaratan desain pekerjaan.


b) Sifat unik setiap mengakibatkan munculnya bermacam-macam tanggapan dalam wujud sikap , kegiatan phisik dan produktifitas dalam pelaksanaan pekerjaan tertentu.


c) Perubahan-perubahan lingkungan, organisasiaonal dan perilaku karyawan membuat desain pekerjaan, ketepatan pendekatan-pendekatan pengembangan kerja standard an model-model tradisional perilaku karyawan harus selalu dipertanyakan.


Berbagai tantangan desain pekerjaan bersumber dari permintaan organisasional, lingkungan dan keperilakuan. Bila tuntutan itu dipertimbangkan dan dipadukan secara hati-hati dengan desain pekerjaan yang tepat, hasilnya adalah pekerjaan yang produktif dan memuaskan.

1. Elemen-elemen Organisasional

Elemen-elemen organisasional pada desain pekerjaan ini bersangkutan dengam efisiensi. Pekerjaan yang dirancang secara efisien mendorong karyawan yang mampu dan termotivasi untuk mencapai keluaran maksimum.para ahli mencurahkan riset mereka menemukan cara terbaik untuk merancang pekerjaan yang efisien. Studi gerak dan waktu memberikan suatu disiplin baru, yaitu teknik industri. Berbagai upaya tersebut menunjukan bahwa spesialisasiadalah elemen kunci dalam desain pekerjaan. Berikut elemen-elemen organisasional dalam desain pekerjaan :
a) Pendekatan mekanis
b) Aliran kerja
c) Praktek-praktek kerja

2. Elemen-elemen Lingkungan

Aspek kedua desain pekerjaan berkaitan dengan elemen-elemen lingkungan. Seperti dalam kegiatan personalia, para perancang pekerjaan tidak dapat mengabaikan pengaruh lingkungan eksternal. Elemen-elemen lingkungan pokok dalam perancangan pekerjaan adalah kemampuan dan tersedianya para karyawan potensial, dan pengharapan-pengharapan social. Berikut elemen-elemen lingkungan :
· Kemampuan tersedianya karyawan
· Berbagai pengharapan social

3. Elemen-elemen Keperilakuan

1) Otonomi
2) Variasi
3) Identitas tugas
4) Umpan balik

Rumusan Masalah

1. Peningkatan dimensi inti pekerjaan
2. Masalah desain ulang

>>Pembahasan Rumusan Masalah
1. Peningkatan Dimensi Inti Pekerjaan

Job redesign adalah mencoba meningkatkan jumlah variasi dan pengalaman autonomi oleh seseorang pada pekerjaan mereka.

Peningkatan ini dianggap diinginkan oleh beberapa manager dan social scientist karena sebuah kecendrungan kekonsistenan pada seluruh abad dua puluh pada pekerjaan-pekerjaan untuk menjadi monoton dan terkontrol secara meningkat. Sedangkan job design adalah spesifikasi dari konten, metode dan hubungan dari pekerjaan-pekerjaan untuk memuaskan teknologi dan kebutuhan organisasi sama baiknya kebutuhan-kebutuhan personal dari pemegang pekerjaan tersebut.

2. Masalah Desain Ulang Pekerjaan

Mendesain ulang proses kerja berarti mengubah cara bekerja dan dalam proses tersebut pasti ada yang menjadi lebih profesional dan ada juga yang akan tidak menyukainya. Pekerjaan yang tinggal sesudah desain ulang proses tersebut akan menjadi aset yang paling berharga. Berikut merupakan masalah yang ditimbulkan dari mendesain ulang.

V. Perluasan Pekerjaan

Untuk meningkatkan kualitas dalam pekerjaan dapat dibuat lebih menarik dengan cara memperluasnya. Ada 2 jenis perluasan pekerjaan,yaitu:

i. Perluasan pekerjaan Job enlargemen adalah perluasan pekerjaan secara horizontal, melalui penambahan lebih banyak tugas kepada karyawan untuk meningkatkan variasi pekerjaan dan mengurangi sifat yang membosankan (monoton) pada pekerjaan, tetapi bukan berarti meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan yang telah diperluas.

ii. Perluasan pekerjaan Job enrichment adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertikal, dan merupakan suatu perubahan yang direncanakan pada kegiatan-kegiatan pekerjaan untuk memberikan variasi yang lebih besar kepada seseorang yang memerlukan pengetahuan dan ketrampilan lebih.

     Perluasan secara vertikal diterapkan untuk dapat memberikan kepada karyawan kepuasan lebih besar dan kesempatan bagi perkembangan pribadi.

VI. Pengukuran Kerja

Operasi setiap perusahaan disebut efisien atau tidak biasanya didasarkan atas lama waktu untuk membuat suatu produk atau melaksanakan suatu pelayanan (jasa).

Pernyataan khusus tentang jumlah waktu yang harus digunakan untuk melaksanakan kegiatan tertentu dibawah kondisi kerja normal ini sering disebut standar tenaga kerja (labor standard).
Standar-standar yang telah ditetapkan dan "reasonable" mempunyai berbagai kegunaan, termasuk pemuasan kebutuhan karyawan, penyediaan ukuran prestasi bagi organisasi, dan mempermudah operasi-operasi organisasi.

Ada lima metoda penentuan waktu kegiatan yang dapat digunakan sebagai dasar penetapan standar-standar :

1) Pendekatan historical
2) Studi waktu (time study)
3) Data standar (standard data)
4) Data waktu standar yang ditetapkan sebelumnya (predetermined time-standard data).
5) Pengambilan sampel kerja (work sampling)

Teknik-teknik pengukuran kerja dapat digunakan untuk maksud-maksud sebagai berikut :

1. Mengevaluasi pelaksanaan kerja karyawan.
2. Merencanakan kebutuhan tenaga kerja
3. Menentukan tingkat kapasitas.
4. Menentukan harga atau biaya suatu produk.
5. Memperbandingkan metoda-metoda kerja.
6. Memudahkan scheduling operasi-operasi.
7. Menetapkan upah insentif.