Kearsipan

KEARSIPAN

OLEH: MIRNA RAHMAWATI

(20110002/MAP)

ABSRAK

Arsip adalah setiap catatan(record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menirut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

PENDAHULUAN

A. Latar belakang pembuatan karya ilmiah

Kegiatan kearsipan merupakan salah satu kegiatan yang berada di lingkungan kantor atau organisasi, yang di dalamnya terdapat surat-surat atau informasi penting yang tidak boleh hilang. Karena itu saya mengambil judul “Kearsipan” dalam tugas bahasa Indonesia ini yang bertemakan tentang administrasi perkantoran.

B. Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas dapat kami ambil suatu rumusan masalah sebagai berikut:

1.      Bagaimana definisi Arsip ?

2.      Apa nilai guna arsip tersebut ?

3.      Bagaimana perlengkapan arsip ?

4.      Ada berapa macam jenis-jenis arsip ?

C. Tujuan

·         Meningkatkan pemahaman pembaca terhadap pengelolaan arsip.

·         Mengetahui alat kantor yang digunakan untuk kegiatan kearsipan.

·         Mengetahui manfaat apa saja yang terdapat pada kegiatan kearsipan itu sendiri.

D. Manfaat

Manfaat dari karya ilmiah ini adalah kita dapat memahami tentang kegiatan kearsipan dalam sebuah kantor dan nilai guna kegiatan tersebut, karena arsip mempunyai banyak kegunaan seperti sebagai bahan informasi pemberitahuan, bahan atau alat bukti dalam hukum, menggambarkan kejadian atau peristiwa di masa lampau, dll.

KONSEP DASAR ARSIP

Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup kerja atau kegiatan. Administrasi identik dengan persuratan dan ketatausahaan. Kegiatan ketatausahaan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan, menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir seluruhnya menggunakan bahan berupoa kertas, sehingga produk dari kegiatan administrasi berupa kertas lembaran yang berisi informasi. Surat-surat atau informasi tersebut tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian. Disitulah pentingnya salah satu kegiatan dalam bidang administrasi atau ketatausahaan, yaitu mengelola arsip.

Menurut buku yang berjudul modul mengelola dan menjaga sistem kearsipan ,

“Arsip adalah setiap catatan (record/warkat)yang tertulis, tecetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam  pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.”

Contoh :

Surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, hasil faximile, faktur, daftar, grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, disket, dan sebagainya.

Surat atau warkat baru dapat disebut sebagai arsip apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :

1.      Mempunyai arti,

2.      Mempunyai kegunaan, dan

3.      Disimpan dengan  teratur.

Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah.

Tujuan penyelenggaraan kearsipan :

·         Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.

·         Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.

·         Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.

·         Menghemat tempat penyimpanan.

·         Menjaga kerahasiaan arsip.

·         Untuk menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban, perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

Nilai guna arsip

1.      Nilai penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi, pemberitahuan. Contoh : surat pengumuman.

2.      Nilai yuridis, yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat pembuktian dalam peristiwa hukum. Contoh : akta kelahiran, surat perjanjian, dan  kuitansi.

3.      Nilai historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari masa lampau. Contoh : teks proklamasi.

4.      Nilai ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan penyelidikan. Contoh : hasil karya tulis.

5.      Nilai guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan. Cintoh : kuitansi dan bukti pembayaran pajak.

Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna dengan singkatan ALFRED

A = Administrasi value (nilai administrasi)

L = Legal Value (nilai hukum)

F = Fiskal Value ( Nilai keuangan)

R = Research Value ( nilai penelitian)

E = Education Value (nilai pendidikan)

D = Dokumentation Value (nilai dokumentasi)

Untuk mengingat pentingnya arsip maka ingatlah singkatannya :

A = Amankan

R = Rawat

S = Simpan

I = Informasi

P = Penting

JENIS-JENIS ARSIP

1.      Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya

·         Arsip yang berbentuk lembaran. Contoh : surat, kuitansi, faktur dan foto.

·         Arsip yang tidak berbentuk lembaran. Contoh : disket, flashdisk, mikro film, rekaman pada pita kaset.

2.      Jenis arsip berdasarkan masalahnya.

·         Financial record, yaitu arsip yang berisi tentang catatan mengenai masalah keuangan.

Contoh : kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit.

·         Inventory record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah inventaris.

Contoh : catatan jumlah barang, merek, ukuran dan harga.

·         Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

Contoh : surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, surat keputusan.

·         Sales record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.

Contoh : data penjualan dan daftar nama agen dan distributor.

·         Production record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.

Contoh : arsip jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang digunakan, dan jenis dan kualitas barang.

3.      Jenis arsip berdasarkan pemiliknya.

a)      Lembaga pemerintah

b)      Instansi pemerintah/swasta

4.      Jenis arsip berdasarkan sifatnya

·         Arsip tidak penting

·         Arsip biasa

·         Arsip penting

·         Arsip sangat penting (vital)

·         Arsip rahasia

5.      Jenis arsip berdasarkan fungsiny.

a.       Arsip dinamis

b.      Arsip statis

PERALATAN KEARSIPAN

Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan.

Fungsi peralatan kearsipan :

1.      Sebagai sarana penyimpanan arsip,

2.      Sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan,

3.      Sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan.

Tiga istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip :

·         Pengarsipan horozontal

·         Pengarsipan vertikal

·         Pengarsipan lateral

Macam macam peralatan kearsipan

ü  Filing cabinet

ü  Rotary (alat penyimpanan berputar)

ü  Lemari arsip

ü  Rak arsip

ü  Map arsip

ü  Guide

ü  Ordner

ü  Stapler

ü  Perporator

ü  Numerator

ü  Kotak box

ü  Alat sortir

ü  Label

ü  Tickler file

ü  Cardex (card index) cabinet

ü  Rak/laci kartu

ü  Alat penyimpanan khusus

JENIS-JENIS PERLENGKAPAN ARSIP

Perlengkapan arsip adalah bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama (penggunaannya relatif singkat), artinya bahan ini selalu disediakan terus menerus.

Perlengkapan kearsipan:

1.      Kartu indeks

Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu tersebut dapat dibuat dengan ukuran 12,3 cm X 7,5 cm.

Dalam kartu indeks mencatat informasi tentang :

v  Judul/nama surat,

v  Nomor surat,

v  Hal surat,

v  Tanggal surat,

v  Kode surat,

v  Kode kartu indeks

2.      Kartu tunjuk silang

Alat untuk membantumenemukan arsip selain kartu indeks adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu ini merupakan suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu ini dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.

3.      Lembar pinjam arsip (Out Slip)

Merupakan lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat setiap pinjaman arsip

4.      Map pengganti (out folder)

5.      Buku arsip

Running Notes

Menurut modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, “Arsip adalah setiap catatan (record/warkat)yang tertulis, tecetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam  pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah”.

DAFTAR PUSTAKA

·         Mulyani, Sri. 2006. Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan. Jakarta: Erlangga