KEARSIPAN
OLEH: MIRNA RAHMAWATI
(20110002/MAP)
ABSRAK
Arsip adalah setiap catatan(record atau warkat) yang
tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang
mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang
terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan
menirut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat
menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat
dan mudah.
PENDAHULUAN
A. Latar belakang pembuatan karya ilmiah
Kegiatan kearsipan merupakan salah satu kegiatan yang
berada di lingkungan kantor atau organisasi, yang di dalamnya terdapat
surat-surat atau informasi penting yang tidak boleh hilang. Karena itu saya mengambil
judul “Kearsipan” dalam tugas bahasa Indonesia ini yang bertemakan tentang
administrasi perkantoran.
B. Rumusan Masalah
Dari latar belakang di atas dapat kami ambil suatu
rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana definisi Arsip ?
2. Apa nilai guna arsip tersebut ?
3. Bagaimana perlengkapan arsip ?
4. Ada berapa macam jenis-jenis arsip ?
C. Tujuan
·
Meningkatkan
pemahaman pembaca terhadap pengelolaan arsip.
·
Mengetahui
alat kantor yang digunakan untuk kegiatan kearsipan.
·
Mengetahui
manfaat apa saja yang terdapat pada kegiatan kearsipan itu sendiri.
D. Manfaat
Manfaat dari karya ilmiah ini adalah kita dapat memahami
tentang kegiatan kearsipan dalam sebuah kantor dan nilai guna kegiatan
tersebut, karena arsip mempunyai banyak kegunaan seperti sebagai bahan informasi
pemberitahuan, bahan atau alat bukti dalam hukum, menggambarkan kejadian atau
peristiwa di masa lampau, dll.
KONSEP
DASAR ARSIP
Kegiatan administrasi selalu ada di semua ruang lingkup
kerja atau kegiatan. Administrasi identik dengan persuratan dan ketatausahaan.
Kegiatan ketatausahaan antara lain terdiri dari kegiatan pencatatan,
menghitung, mengetik, mengarsip, dan sebagainya. Kegiatan tersebut hampir
seluruhnya menggunakan bahan berupoa kertas, sehingga produk dari kegiatan
administrasi berupa kertas lembaran yang berisi informasi. Surat-surat atau
informasi tersebut tidak boleh hilang. Kehilangan berarti kerugian. Disitulah
pentingnya salah satu kegiatan dalam bidang administrasi atau ketatausahaan,
yaitu mengelola arsip.
Menurut buku yang berjudul modul mengelola dan menjaga
sistem kearsipan ,
“Arsip adalah setiap catatan (record/warkat)yang tertulis, tecetak, atau ketikan dalam bentuk
huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai
bahan komunikasi dan informasi yang terekam
pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain lain yang disimpan
menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.”
Contoh :
Surat, kartu, flash
disk, telegram, formulir, hasil faximile, faktur, daftar, grafik, memo,
gambar, kuitansi, laporan, peta, disket, dan sebagainya.
Surat atau warkat baru dapat disebut sebagai arsip
apabila memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
1.
Mempunyai
arti,
2.
Mempunyai
kegunaan, dan
3.
Disimpan
dengan teratur.
Kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari
penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat
menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan cepat
dan mudah.
Tujuan
penyelenggaraan kearsipan :
·
Agar
arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
·
Agar
mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat.
·
Untuk
menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.
·
Menghemat
tempat penyimpanan.
·
Menjaga
kerahasiaan arsip.
·
Untuk
menyelamatkan arsip yang berisi informasi tentang pertanggungjawaban,
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.
Nilai
guna arsip
1.
Nilai
penerangan, yaitu arsip yang hanya mempunyai kegunaan sebagai bahan informasi,
pemberitahuan. Contoh : surat pengumuman.
2.
Nilai
yuridis, yaitu arsip yang dapat digunakan sebagai bahan atau alat pembuktian
dalam peristiwa hukum. Contoh : akta kelahiran, surat perjanjian, dan kuitansi.
3.
Nilai
historis, yaitu arsip yang dapat menggambarkan suatu kejadian/peristiwa dari
masa lampau. Contoh : teks proklamasi.
4.
Nilai
ilmiah, yaitu arsip yang dapat digunakan untuk pengembangan ilmu pengetahuan
dan penyelidikan. Contoh : hasil karya tulis.
5.
Nilai
guna fiskal, yaitu arsip yang mempunyai kegunaan dalam bidang keuangan. Cintoh
: kuitansi dan bukti pembayaran pajak.
Menurut Vernon B. Santen, arsip mempunyai nilai guna
dengan singkatan ALFRED
A = Administrasi
value (nilai administrasi)
L = Legal Value
(nilai hukum)
F = Fiskal Value
( Nilai keuangan)
R = Research Value
( nilai penelitian)
E = Education Value
(nilai pendidikan)
D = Dokumentation
Value (nilai dokumentasi)
Untuk mengingat pentingnya arsip maka ingatlah
singkatannya :
A = Amankan
R = Rawat
S = Simpan
I = Informasi
P = Penting
JENIS-JENIS
ARSIP
1. Jenis
arsip berdasarkan bentuk fisiknya
·
Arsip
yang berbentuk lembaran. Contoh : surat, kuitansi, faktur dan foto.
·
Arsip
yang tidak berbentuk lembaran. Contoh : disket, flashdisk, mikro film, rekaman
pada pita kaset.
2. Jenis
arsip berdasarkan masalahnya.
·
Financial record, yaitu arsip yang berisi tentang catatan mengenai
masalah keuangan.
Contoh : kuitansi, giro, cek, dan kartu kredit.
·
Inventory record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah inventaris.
Contoh : catatan jumlah barang, merek, ukuran dan harga.
·
Personal record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
Contoh : surat lamaran kerja, curriculum vitae, absensi pegawai, surat keputusan.
·
Sales record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian.
Contoh : data penjualan dan daftar nama agen dan
distributor.
·
Production record, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah produksi.
Contoh : arsip jenis bahan baku, jenis alat/mesin yang
digunakan, dan jenis dan kualitas barang.
3. Jenis
arsip berdasarkan pemiliknya.
a)
Lembaga
pemerintah
b)
Instansi
pemerintah/swasta
4. Jenis
arsip berdasarkan sifatnya
·
Arsip
tidak penting
·
Arsip
biasa
·
Arsip
penting
·
Arsip
sangat penting (vital)
·
Arsip
rahasia
5. Jenis
arsip berdasarkan fungsiny.
a.
Arsip
dinamis
b.
Arsip
statis
PERALATAN
KEARSIPAN
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang
digunakan dalam bidang kearsipan.
Fungsi
peralatan kearsipan :
1.
Sebagai
sarana penyimpanan arsip,
2.
Sebagai
alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan,
3.
Sebagai
alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan.
Tiga
istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip :
·
Pengarsipan
horozontal
·
Pengarsipan
vertikal
·
Pengarsipan
lateral
Macam
macam peralatan kearsipan
ü Filing
cabinet
ü Rotary (alat penyimpanan berputar)
ü Lemari arsip
ü Rak arsip
ü Map arsip
ü Guide
ü Ordner
ü Stapler
ü Perporator
ü Numerator
ü Kotak box
ü Alat sortir
ü Label
ü Tickler
file
ü Cardex
(card index) cabinet
ü Rak/laci kartu
ü Alat penyimpanan khusus
JENIS-JENIS
PERLENGKAPAN ARSIP
Perlengkapan arsip adalah bahan pendukung yang digunakan dalam
kegiatan kearsipan, yang biasanya merupakan bahan yang tidak tahan lama
(penggunaannya relatif singkat), artinya bahan ini selalu disediakan terus
menerus.
Perlengkapan kearsipan:
1.
Kartu
indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi identitas suatu arsip/warkat
yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu tersebut
dapat dibuat dengan ukuran 12,3 cm X 7,5 cm.
Dalam kartu indeks mencatat informasi tentang :
v
Judul/nama
surat,
v
Nomor
surat,
v
Hal
surat,
v
Tanggal
surat,
v
Kode
surat,
v
Kode
kartu indeks
2.
Kartu
tunjuk silang
Alat untuk membantumenemukan arsip selain kartu indeks
adalah dengan menggunakan kartu tunjuk silang. Kartu ini merupakan suatu
petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan
tempat (map) dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan.
Kartu ini dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
3.
Lembar
pinjam arsip (Out Slip)
Merupakan lembaran/formulir yang digunakan untuk mencatat
setiap pinjaman arsip
4.
Map
pengganti (out folder)
5.
Buku
arsip
Running Notes
Menurut modul Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan, “Arsip adalah setiap
catatan (record/warkat)yang tertulis,
tecetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai
arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang
terekam pada kertas, kertas film, media
komputer, dan lain lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan
dapat ditemukan dengan mudah”.
DAFTAR
PUSTAKA
·
Mulyani,
Sri. 2006. Mengelola dan Menjaga Sistem
Kearsipan. Jakarta: Erlangga